Sistem Informasi SPMI
Dalam mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal, UNSIQ menggunakan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal atau dikenal di lingkungan UNSIQ dengan sebutan e-SPMI darlink. Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal UNSIQ (e-SPMI darlink) merupakan sebuah sistem informasi manajemen mutu internal yang diperuntukkan bagi semua pelaku penjaminan mutu pada tingkat universitas, fakultas, program studi dan unit penunjang akademik dalam menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing dalam rangka proses penjaminan mutu internal, baik pada bidang akademik, maupun bidang non akademik. e-SPMI darlink dikembangkan oleh UNSIQ melalui Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang berkoordinasi dengan Bagian system informasi UNSIQ bidang 3. E-SPMI darlink diperuntukan bagi program studi dan unit penunjang akademik dalam melakukan dokumentasi terhadap aktivitas mutunya. Bagi program studi dan unit penunjang akademik, E-SPMI darlink dapat digunakan dalam mempersiapkan akreditasi dan sertifikasi. Bagi pimpinan, baik pimpinan aras fakultas maupun aras universitas, E-SPMI darlink dapat dijadikan sebagai media monitoring dan evaluasi berkala yang setiap saat dapat digunakan untuk mengetahui sejauh mana program studi dan unit penunjang akademik melaksanakan kegiatan penjaminan mutunya. Bagi LPM sendiri, keberadaan E-SPMI darlink menjadi satu media baru yang digunakan dalam rangka membudayakan mutu di lingkungan UNSIQ. Melalui E-SPMI darlink, LPM dapat melakukan sosialisasi dokumen mutu dan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program studi dan unit penunjang akademik. Pihak lain yang menggunakan E-SPMI darlink adalah auditor internal yang bertugas untuk melakukan audit mutu internal, baik terhadap program studi maupun unit penunjang akademik.
Menu E-SPMI darlink memuat beberapat fitur yang telah disesuaikan dengan pentahapan siklus implementasi SPMI, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP). Dengan demikian, kehadiran E-SPMI darlink diharapkan dapat mempermudah implementasi sistem manajemen mutu, baik yang berorientasi pada SNPT maupun standar mutu yang lainnya, tentunya dengan pengesuaian terhadap model implementasi sistem manajemen mutu yang diimplementasikan di UNSIQ. Sistem E-SPMI darlink diharapkan dapat menjadi satu media dalam melakukan otomatisasi terhadap proses-proses yang selama ini dilakukan secara manual. Secara spesifik, terdapat beberapa tujuan adanya E-SPMI darlink, antara lain sebagai berikut:
- Melakukan otomatisasi terhadap beberapa proses penjaminan mutu
- Mengoptimalkan kinerja penjaminan mutu pada semua aras di UNSIQ
- Menyediakan media penyimpanan dokumen bukti sebagai bahan persiapan akreditasi dan sertifikasi
E-SPMI darlink memiliki beberapa menu utama yang dirancang sesuai dengan siklus PPEPP. Adapun menu-menu yang ada di E-SPMI darlink beserta fungsinya adalah sebagai berikut:
- PANDUAN. Pada menu PANDUAN, semua pengguna E-SPMI darlink dapat melihat dan mengunduh berbagai macam panduan yang berhubungan dengan SPMI, termasuk dokumen untuk penyusunan LED.
- PENETAPAN. Pada menu PENETAPAN, semua pengguna E-SPMI darlink dapat melihat dan mengunduh Instrumen Audit Mutu Internal (AMI), Instrumen Audit SPI, dan SPMI yang diberlakukan.
- PELAKSANAAN. Pada menu DATA PELAKSANAAN, auditor dapat melihat dan mengunduh berbagai dokumen bukti pendukung pencapaian indikator program studi dan unit penunjang akademik sebagai bahan pertimbangan dalam penilaian AMI dan Audit SPI.
- EVALUASI. Menu EVALUASI digunakan oleh program studi dan auditor internal dalam proses audit, terutama proses sirkulasi dan pemrosesan dokumen audit.
- PENGENDALIAN. Menu PENGENDALIAN menampilkan hasil audit bagi program studi. Di menu ini, program studi dapat mengetahui rekomendasi auditor sebagai bahan menentukan dan melaksanakan tindakan perbaikan dan peningkatan.
- PENINGKATAN. Pada menu PENINGKATAN, program studi dapat mengunggah standar-standar internal program studi, prosedur internal program studi dan fakultas. Bahan yang disampaikan program studi dan fakultas akan ditampung oleh LPM, digunakan sebagai dasar dalam peningkatan standar tahun berikutnya.
- INPUT DOKUMEN LAIN. Menu DOKUMEN LAINNYA adalah menu yang disediakan oleh UNSIQ bagi program studi, fakultas dan unit penunjang akademik sebagai lemari penyimpanan digital untuk arsip dokumen, sekaligus penyiapan akreditasi/sertifikasi.